Undersøkelsen ble gjennomført våren 2014 av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og Norsk kommunalteknisk forening (NKF). 81 kommuner og fylkeskommuner svarte om deres erfaringer med og rutiner for anskaffelser innen bygg, anlegg og eiendom.

Manglende planlegging og oppfølging av kontrakter

En tredjedel av kommunene manglet en oversikt over tilstanden for sine bygg og eiendommer. Færre enn halvparten hadde en vedlikeholdsplan og kun 1 av 4 kommuner har maler og verktøy for oppfølging av kontrakter i teknisk sektor.

– Resultatene avdekker manglende planlegging, verktøy og metoder for å gjennomføre slike anskaffelser på en profesjonell måte. Dette er foruroligende for kommuneøkonomien, sier Dag Strømsnes.

Krever profesjonalitet
– Problemet er ikke manglende planer for investering. Det er heller at kommunene ikke ser investeringene godt nok i sammenheng med behovene for vedlikehold og utvikling av bygningsmassen. Det er vanskelig for kommunene å se helheten når de mangler tilstandsoversikter og vedlikeholdsplaner, sier Dag Strømsnes.

I en kommune går tilnærmet hele investeringsbudsjettet til bygg, anlegg og eiendom. Av dette går mesteparten til innkjøp av varer og tjenester. Drift av bygg alene utgjør 20 prosent av kommunenes budsjett.  Det er like mye som kommunene bruker på skole.

– Hvis kommunen ikke er profesjonell på dette området, kan resultatet raskt bli overskridelser og sløsing med skattekroner, sier Dag Strømsnes.

På Anskaffelser.no kan kommunene finne omfattende veiledninger om bygg, anlegg og eiendomsanskaffelser. Her er også kurs i livssykluskostnader (LCC), veiledning om OPS og skjema for å vurdere erfaringer med leverandørene.

Andre funn i undersøkelsen

Fastpriskontrakter
Undersøkelsen viser at kun 17 prosent av kommunene foretrekker såkalte fastpriskontrakter, det vil si at budsjettet er oppgitt og fast og at man konkurrerer på kvalitet. Det vanligste er å benytte en kombinasjon av pris og kvalitet i tilbudsvurderingen. 81 prosent av de spurte brukte denne metoden.

Difis kommentar: Ofte er budsjettrammen for et byggeprosjekt i kommunene kjent gjennom vedtaket i kommunestyret. Når rammen er absolutt, kan det være mest hensiktsmessig å tildele kontrakten til den som leverer best kvalitet innenfor rammen.

Dialog med markedet
Undersøkelsen viser at mer enn 40 prosent av kommunene ikke snakker med leverandører før de går i gang med anskaffelser til et byggeprosjekt.

Difis kommentar: Dialog med markedet bidrar til å avdekke nye muligheter og innovative løsninger for prosjektet. Dialog kan også gjøre konkurransen mer vellykket.  Det er for eksempel ikke hensiktsmessig med en veikonkurranse hvis hele anleggsmarkedet er opptatt med veibygging hos nabokommunene i samme periode.

Livssykluskostnader
Bare 27 prosent stiller krav til livssyklusanalyser i byggeprosjektene.

Difis påpeker at gode livssyklusanalyser viser kostnadene ved å eie og drifte bygget sammen med investeringskostnadene. Dette er viktige faktorer for å få til gode byggeprosjekter og ikke minst gode bygg og anlegg. Behovet for flere elevplasser kommer gjerne fortere enn man tror og hvis man under byggingen har tatt hensyn til dette, vil kostnadene for ombygging bli mindre.  Kommunene har tydelig behov for kompetanseheving og endring av rutiner for å få gode prosesser. Difi laget i 2013 filmen «Else C viser vei» om livssykluskostnader (LCC) som viser viktigheten av å tenke langt frem når man skal bygge i kommunene.