Kompetanse og egnethet hos leverandør skal vektes høyere enn selve prisen på tjenesten. Dette er en ny praksis som Omsorgsbygg ønsker å teste ut for å få bedre tjenesteleverandører. De som ser på dette er blant andre, fra venstre Steinar Frantzen, driftsleder sykehjem, bakerst er Arne Tandberg, driftsansvarlig barnehager, og foran Nina Mellem (juridisk rådgiver).

Prisen ikke det viktigste i ny offentlig servicekontrakt på rørleggertjenester

Omsorgsbygg vekter pris med kun 35 prosent i ny rammeavtale:

0

Kompetanse og personlig egnethet vektes høyere når Omsorgsbygg lyser ut en rammeavtale på rørleggertjenester. Hensikten er å sikre en effektiv anbudsprosess og at valgte tjenesteleverandør vil prestere som forventet.

En ny praksis for tildeling av offentlige oppdrag er i ferd med å bre om seg. Kompetanse og egnethet hos leverandør undersøkes grundig og vektes høyere enn selve prisen på tjenesten. I et nylig utlyst anbud vektes pris med «beskjedne» 35 %.

Omsorgsbygg er en av pionerene på å ta i bruk den nye metodikken, som kalles «Prestasjonsinnkjøp» eller BVP (Best Value Procurement). Målet er at man på en effektiv og sikker måte finner fram til den rette tjenesteleverandør – og dermed får mest mulig valuta for pengene.

Pionerarbeid
Omsorgsbygg tok i bruk BVP-metoden for første gang ved Vollebekk og Munkerud barnehager. Nylig lyste man også ut en rammeavtale for rørleggertjenester der man innførte kriteriene «tilleggsverdi» og «personlig egnethet». Disse vektes med til sammen 40 %, mens pris vektes med 35 %. Leverandørens egen beskrivelse av gjennomføring og oppfølging av kontrakten vektes med 25 %.

– I denne rammeavtalen for rørleggertjenester er det første gang vi prøver et par nye kriterier. Kriteriet «tilleggsverdier» er knyttet mot målsettingene vi setter, mens tilbudte arbeidsleders personlige egnethet skal dokumenteres og vurderes skjønnsmessig ved intervju. Selv om denne anskaffelsen ikke regnes 100 % som en BVP-anskaffelse har vi hentet inspirasjon fra BVP-metodikken, forklarer Nina Mellem, jurist i Omsorgsbygg.

Som vanlig etterspørres altså faglige kvaliteter, men gjennom «personlig egnethet» ser man etter andre egenskaper, ikke minst når det dreier seg om å utføre tjenester innenfor veggene til en helseinstitusjon. Her ønsker man seg en leverandør med gode porsjoner fleksibilitet, sosial kompetanse og forståelse for kundens behov i drift av virksomheten.

Nye veier
Målet med det personlige intervjuet med tilbudt arbeidsleder er å evaluere «personlig egnethet». Under intervjuet skal arbeidsleder sannsynliggjøre sine evner til å lede gjennom kontraktsperioden. Evalueringsgruppen, som består av 3 personer, skal her diskutere seg fram til en poengsum pr serviceleder.

Saken fortsetter under bildet:

Uranienborghjemmet i Oslo.

– Intervjuet omhandler ikke økonomi. Spørsmålene kan gjerne være tekniske, men her ser vi etter lederskap, selvstendighet, gjennomføringsevne, samarbeidsevne, osv. De personlige evnene hos leder er viktige her og ikke firmaets, utdyper Mellem.

Innen BVP-metodikk vektes pris som regel alltid lavere enn det som har vært vanlig. Ved å få inn leverandører som holder god kvalitet har erfaring vist at sluttproduktet også vil ha en korrekt og rimelig pris. Ved kun å vekte timepris risikerer man at selv om de tilbudte prisene er lavere på vei inn i konkurransen, kan sluttsummen bli høyere dersom kvaliteten ikke er tilstrekkelig.

– I denne konkurransen teller kvalitet mer enn pris, og derfor er pris vektet 35 %. Det er en vanskelig balansegang å finne det optimale skjæringspunktet mellom pris og kvalitet, men vi jobber stadig for å bli gode på dette, forteller Mellem.

Balanse i pris og kvalitet
Omsorgsbygg ser ofte på hva de andre eiendomsforetakene, eksempelvis Undervisningsbygg, legger ut på Doffin. Eksempelvis vektet Undervisningsbygg pris til 55 % i sin siste konkurranse på rammeavtale, mens Omsorgsbygg nå ønsker å gå lenger enn dette.
– På ledernivå utveksles erfaringer mellom de kommunale foretakene rundt dette uten at vi nødvendigvis kopierer praksis. Det kan være individuelle forskjeller på behovene i de ulike konkurransene våre, som gjør at Undervisningsbygg velger en annen vekting enn det vi gjør i de enkelte konkurranser, forteller Mellem.
Kontakten mellom de ulike kommunale foretakene kan skje på alle nivåer. Man har en fast møteplass der noen fra ulike foretak møtes 3-4 ganger i året og diskuterer aktuelle utfordringer på kontrakts- og anskaffelsesområdet.
– Samtidig møtes vi jevnlig i andre fora, og det er også vanlig å ha kontakt på saksbehandlernivå dersom man ser at andre har gjort noe man selv kan trekke erfaringer på. Totalt sett har vi en god erfaringsutveksling mellom de ulike kommunale foretakene, selv om man selvsagt aldri er 100 % samkjørt forteller Mellem.

Godt dokumentert

Blant annet i Nederland finnes det godt dokumenterte erfaringer med BVP-metodikken. Samtidig har Nye Veier her i landet tatt metoden i bruk på mange anleggskontrakter, og har nå innført dette som en av de foretrukne metodikkene under anskaffelse.
– I våre anskaffelser har vi foreløpig bare brukt elementer fra BVP og tilpasset dette til våre ønsker og behov. Om resultatene er gode vet vi ikke ennå, men vi synes det virker som at vi får bedre innsikt i hvordan leverandøren tenker og hvilke kompetanse som tilbys, og det lover godt. Vi ønsker oss den leverandøren som kan gi foretaket og kommunen de beste tjenestene, forteller Mellem.
Man forventer at det kan ta noe tid før man ser om man har lykkes med metodikken. Først må avtalen starte opp og så må det gå noe tid før Omsorgsbygg vil kunne se resultatene.
– Vi har troen på at de grepene vi har gjort er bra og vi vil fortsatt vurdere om vi skal bruke de i senere anskaffelser, sier Mellem.

Framoverlent
I rammeavtalen er det tre leverandører som får signere på kontrakten og disse tre får et område hver å betjene. Dette er imidlertid ikke noe nytt.
– Vi har ofte flere leverandører inne på samme rammeavtale for å ikke ha alt for stor risiko, dersom en leverandør ikke leverer. Dette vurderes separat i hver enkelt konkurranse, forteller Mellem.
Omsorgsbygg utnytter den samme staben av jurister man har fra tidligere i det å utforme anbudsdokumenter.

– Vi har samme stab i antall men vi har et ønske om å være fremoverlent og prøve nye metoder for å finne de leverandørene som er best egnet. Årsaken til at vi prøver noe nytt i denne anskaffelsen er at juridisk avdeling har fått opplæring i, har satt seg inn i og fått prøvd ut i praksis den BVP-metodikken som ble innført i Norge i fjor.

Det er heller ikke slik at jurister nå har mer befatning med kontrakter enn det som har vært vanlig fra tidligere, men heller at det blir lagt litt mer merke til når man foretar slike grep som å justere evalueringsmekanismene.

– Det er ikke mer juss anbudspapirene, men vi jobber stadig tettere med fagavdelingene og med erfaringsutveksling mellom de ulike avdelingene i foretaket håper vi gir en bredere forståelse av kontraktene for alle involverte parter og derigjennom også stadig bedre kontrakter, sier Mellem.